滋賀の社内資料・パワポを見やすく｜1時間で直す5つのコツ

「会議の資料を作ったけれど、どうも読みにくい。でも、どこを直せばいいのか分からない」。滋賀の小さな会社から届く社内資料やパワーポイント（パワポ）の相談も、多くは中身ではなく見せ方の悩みです。書いてあることは正しいのに、伝わらない。この記事では、中身はそのままで、直すのは5つだけ、という考え方をお話しします。1枚に言いたいことは1つ、結論を上に、文字の大きさは3段、色は意味のあるところだけ、図にするか文で済ますか。最後に、会社の型（テンプレート）を作る効果と、外に頼むときの費用も書きます。

読みにくい社内資料は、中身ではなく並べ方でつまずく

資料が読みにくいと、「自分は資料作りが下手だ」と思ってしまう方がいます。でも、多くの場合、問題は中身ではありません。書いてあることは正しく、必要なことも入っている。ただ、並べ方のせいで、読む人が迷ってしまうのです。

読む人は、1枚のスライドを数秒から十数秒で見ます。会議中なら、話を聞きながら見ます。その短い時間に、どこから読めばいいか、何がいちばん大事かが分からないと、読む人は内容より先に疲れてしまいます。

だから、資料を直すときは、中身を書き直す前に、並べ方を直します。並べ方には、決まったコツがあります。そのコツは、次の5つに絞れます。

図1　資料を直す5つの要点（5つめの「図にするか文で済ますか」は後で）

この5つは、どれもセンスの話ではありません。決まりとして守れば、誰が作っても同じように効きます。順に見ていきましょう。

1. 1枚に言いたいことは1つ

読みにくい資料でいちばん多いのが、1枚にいろいろなことを詰め込んでいる形です。売上の話と、来月の予定と、気をつけてほしいこと。全部が同じ1枚に並んでいると、読む人はどれが大事なのか分かりません。

直し方は簡単です。1枚に言いたいことが2つあるなら、2枚に分けます。スライドの枚数が増えるのを嫌がる方もいますが、枚数が増えても、1枚ずつが分かりやすければ、全体は早く読めます。

確かめ方：1枚を1文で言えるか

1枚に1つになっているかは、そのスライドで言いたいことを1文で言えるかで確かめます。「このスライドは、今月の売上が先月より上がったことを伝える」と言えれば大丈夫です。「売上と、予定と、それから…」と続くなら、分けどきです。

この1文は、資料を作る前に書き出しておくのもおすすめです。全部のスライドの1文を縦に並べると、それがそのまま資料の筋書きになります。筋書きを読んで話がつながっていれば、資料の骨組みはできています。つながっていないところがあれば、スライドを足すか、順番を入れかえます。見た目を整えるのは、そのあとで十分です。

会議で話す人にとっても、1枚に1つは助かります。今どのスライドの話をしているのかが、聞いている人にもはっきり分かるからです。「次のスライドに移ります」と言うたびに、話の区切りが自然にできます。

2. 結論を上に置く

1枚に言いたいことが決まったら、それをいちばん上に書きます。スライドのタイトルを「売上について」のような題目にするのではなく、「今月の売上は先月より上がった」のような結論の1文にします。

題目のタイトルだと、読む人は本文を全部読まないと何が言いたいか分かりません。結論のタイトルなら、タイトルだけで分かります。忙しい人は、タイトルだけを拾い読みします。タイトルを順にめくるだけで話の筋が分かる資料は、とても親切です。

根拠は結論の下に

結論を上に置いたら、その下に根拠を並べます。数字、表、写真、理由など。読む人は、結論を読んでから「本当かな」と根拠を見に行きます。この順番だと、読む人の目の動きと、書いてある順番がそろいます。

3. 文字の大きさの段を3つに

読みにくい資料をよく見ると、文字の大きさが何種類もあることが多いです。少し大きい字、少し小さい字、太字、斜めの字。強調したい気持ちが積み重なって、どれが見出しで、どれが本文か分からなくなっています。

直し方は、文字の大きさを3段に決めてしまうことです。見出し、本文、注（小さな補足）の3つ。これ以外の大きさは使いません。

表1　文字の3段の決め方（16:9のスライドでの目安）

見出し	結論の1文。いちばん大きく、太く。1枚に1つだけ
本文	説明や根拠。会議室の後ろの席からでも読める大きさに
注	出典や日付、細かな補足。本文より小さく、色は灰色に

段が3つに決まっていると、読む人は大きさだけで、どれが大事かを見分けられます。強調したいところは、大きさを変えるのではなく、太字にするか、あとで書く「色」を使います。

書体も絞る

書体（フォント）も、1つか2つに絞ります。見出しと本文で同じ書体を使っても十分です。いろいろな書体が混ざると、それだけで落ち着かない資料になります。会社でよく使う書体を1つ決めておくと、どの資料も同じ顔になります。

4. 色は意味のあるところだけ

色は、使えば使うほど目立たなくなります。全部の見出しが赤、表の中も色とりどり、背景にも色。そうなると、どこが本当に大事なのかが埋もれてしまいます。

色を使うのは、意味のあるところだけにします。「ここを見てほしい」という1か所。たとえば、売上のグラフの中で今月の棒だけに色をつけて、ほかの月は灰色にする。こうすると、読む人の目は自然に今月の棒に行きます。

使う色を先に決めておく

資料で使う色は、先に決めておきます。文字の黒、補足の灰色、強調の色1つ。基本はこの3つで足ります。会社のロゴに色があるなら、その色を強調の色にすると、資料が会社の顔とそろいます。

グラフで何本もの線や棒を見分ける必要があるときは、色を足しても構いません。ただし、そのときも「この色はこの意味」と決めて、資料の中で同じ意味で使い続けます。あるページで赤が「よい」なのに、別のページで赤が「悪い」だと、読む人は混乱します。

5. 図にするか、文で済ますか

5つめは、図にするかどうかの判断です。資料を見やすくしようとして、すべてを図にしたくなることがあります。でも、図にすると分かりやすくなるものと、文のほうが早いものがあります。

図にしたほうがいいもの

図が向いているのは、「くらべる」「順番」「関係」の3つです。去年と今年をくらべる。仕事の流れを順に示す。部署と部署の関係を見せる。こうしたものは、文で書くより図のほうが一目で分かります。

文で済ませたほうがいいもの

反対に、1つのことを言うだけなら、文のほうが早いです。「来月から締め日が25日に変わります」は、図にする必要はありません。むしろ、図にすると読む人が「この図は何を表しているんだろう」と考える時間が増えます。

迷ったら、図を描く前に、その図で言いたいことを1文で書いてみてください。その1文だけで十分伝わるなら、文で済ませます。1文では伝わりにくい、くらべや順番があるなら、図にします。そして図にした場合も、その1文を図の上に添えます。何を見ればいいかが分かると、図は一気に読みやすくなります。

社内資料のデザインをそろえる、会社の型（テンプレート）

ここまでの5つを、資料を作るたびに一から考えるのは大変です。そこで役に立つのが、会社の型（テンプレート）です。

型とは、パワポの元になるファイルのことです。表紙、見出しのページ、本文のページ、表やグラフのページ。それぞれの文字の大きさ、色、置く場所が、あらかじめ決めてあります。社員の方は、型を開いて中身を入れるだけで、5つの決まりを守った資料が作れます。

型があると変わること

型があると、資料作りの時間が短くなります。文字の大きさや色に迷う時間がなくなるからです。そして、誰が作っても同じ顔の資料になります。部署ごとにばらばらだった資料が、会社として1つにそろいます。滋賀でも、大津の事務所と草津や守山の工場のように拠点が分かれている会社では、資料の顔がばらばらになりやすいものです。型が1つあれば、どの拠点で作った資料も同じ顔になります。

社外に出す資料でも効きます。提案書や会社案内が、いつも同じ顔で届く。それだけで、受け取った相手に「きちんとした会社だ」という印象が残ります。

滋賀で社内資料を頼むなら：それナル？（木下スタジオ）の進め方

自分で直す時間がない、または一度プロに整えてもらって見本にしたい。そういうときは、外に頼むのも1つの手です。それナル？では、社内資料を1時間単位で受けています。

今のパワポをそのまま送っていただければ、量を見て、どのくらいの時間で直せるかの目安をお伝えします。中身（書いてあること）は変えずに、この記事の5つを中心に直します。言い回しを短くしたほうがいいところがあれば、その案もお出しします。

表2　社内資料の料金（税抜）

社内資料	1時間5,000円・延長30分2,500円
会社の型（テンプレート）	29,800円〜
急ぎ（当日・翌日）	＋50%

料金が上がるのは、直しが決めた回数を超えたとき（1回5,000円〜）、量が増えたとき、急ぎのときの3つだけです。支払いは、10万円までは納品後に一括、銀行振込です。インボイスにも対応しています。

はじめは1本、次に型

おすすめは、まずよく使う資料を1本だけ直してみることです。直した資料を見れば、5つの決まりがどう効くのかが分かります。そのうえで、「この形で全部そろえたい」と思ったら、会社の型を作ります。いきなり型から作るより、実際の資料で確かめてからのほうが、使いやすい型になります。

窓口は1人、値段は先に、データは渡す

それナル？は、木下スタジオ（滋賀・木下貴博）の小さい入口です。本店ではアートディレクター（見た目全体の方向を決める人）として大きな仕事をしていて、その考え方を「小さく・早く」頼めるようにしています。打ち合わせは基本オンラインなので、滋賀県内のどこからでも、資料を送るところから始められます。

• 窓口は1人：聞き取りから納品まで同じ人が担当し、お渡しするものは必ず目を通します。
• 値段を先に出す：時間の目安と、上がる3つの条件を、はじめに伝えます。
• 作ったデータは渡す：直したパワポも型も、そのまま社内で使い続けられます。

社内資料は、チラシやホームページ、名刺と同じ窓口で頼めます。言い方と色がそろうので、会社の外にも内にも、同じ顔で話せます。会議そのものを短くしたいときは会議を1枚で進める記事、社外に渡す冊子は会社案内のデザインの記事も参考にしてください。資料のことは社内資料のページに、会議の進め方の相談は会議のページに、料金の一覧は料金ページにまとめています。

資料の中身も書き直してもらえますか？

基本は、中身はそのままで、並べ方を直します。1枚に1つ、結論を上に、文字は3段、色は意味のあるところだけ、図にするか文で済ますか、の5つが中心です。言い回しを短くしたほうがいいところがあれば、その案もお出しします。

1時間でどのくらい直せますか？

資料の枚数や、図・表の多さによって変わります。1時間は目安で、量によっては超えることがあります。今の資料を送っていただければ、先に時間の目安をお伝えします。超えそうなときも、先にお知らせします。

会社の型（テンプレート）とは何ですか？

パワポの元になるファイルで、表紙・見出し・本文・表やグラフのページごとに、文字の大きさや色、置く場所を決めてあるものです。社員の方は中身を入れるだけで、読みやすい資料が作れます。料金は29,800円〜（税抜）です。

急ぎの会議に間に合わせてもらえますか？

当日・翌日の急ぎは、料金に50%を足して受けています。資料の量や、その日の受付の状況によってはお受けできないこともあるので、まずはLINEかフォームで一言ご相談ください。