滋賀の小さな会社の会議の進め方｜決まらないのは1枚がないから

滋賀で小さな会社をしていると、「1時間話したのに、結局なにも決まらなかった」という会議に覚えがある方は多いと思います。会議の進め方を改善するいちばんの近道は、話し方を変えることではなく、会議の前に“1枚”を用意することです。この記事では、目的・決めること・次にやることを1枚にまとめる方法、誰が決めるかの決め方、会議の終わり方を順にお話しします。最後に、それナル？で会議の進め方を手伝うときの料金もまとめています。

会議が決まらない原因は、人ではなく「形」にあることが多い

会議がまとまらないと、「あの人が話を広げるから」「誰も意見を言わないから」と、人のせいにしたくなります。でも、話を聞いてみると、原因はもっと手前にあることが多いです。

たとえば、こんな会議です。集まった時点で、何を決める会議なのかがはっきりしていない。話しているうちに、別の話題に移っていく。最後に「じゃあ、また考えておきましょう」で終わる。翌週、同じ話をもう一度する。

これは、出ている人の問題というより、会議の形の問題です。何を決めるのかが紙に書かれていないと、人はそれぞれ自分が気になっていることを話します。それは自然なことです。

小さな会社ほど、形がないまま進みやすい

人数が少ない会社では、会議といっても社長と数人で話す、ということが多いでしょう。顔を合わせる機会も多いので、わざわざ形を作らなくても話せてしまいます。だからこそ、気づくと同じ話を何度もしている、ということが起きやすいのです。

逆に言えば、人数が少ないほど、形を整えた効果はすぐに出ます。決める人も、動く人も、すぐ近くにいるからです。家族や長く一緒に働く人で回している会社なら、なおさらです。

会議の資料は1枚：目的・決めること・次にやること

では、何を用意すればいいのか。それナル？では、会議ごとに1枚の紙を作ることをおすすめしています。会議の資料を何十枚も用意する必要はありません。むしろ、1枚に収まらない会議は、決めることが多すぎるサインです。

1枚に書くことは、大きく分けて3つです。

目的は「終わったときの状態」で書く

目的を書くとき、「新商品について話し合う」と書いてしまいがちです。でも、これでは話し合えば目的を果たしたことになってしまいます。

そうではなく、「新商品のチラシを、どのお客さんに向けて作るかが決まっている」のように、終わったときの状態で書きます。こう書くと、会議の最後に「目的は果たせたか」を確かめられます。

決めることは「問い」の形にする

決めることは、答えられる問いの形で並べます。「チラシの件」ではなく、「チラシは店頭に置くか、ポスティングするか」。「価格の件」ではなく、「価格は今のままか、上げるか」。

問いの形になっていると、話がそれたときに「いまの問いに戻りましょう」と言いやすくなります。決めることが4つ以上あるなら、会議を分けるか、決めなくていいものを外します。

次にやることは、空欄で用意しておく

3つめの「次にやること」は、会議の前には空欄です。でも、欄だけは最初から用意しておきます。欄があると、会議の最後に必ずそこを埋めることになります。「誰が」「何を」「いつまでに」の3つの列を作っておくと、あいまいなまま終わるのを防げます。

図3　会議の1枚のチェックリスト

誰が決めるかを、会議の前に決める

会議が決まらない理由として、とても多いのが「誰が決めるのか分からない」ことです。みんなで話し合っているうちに、全員が賛成するまで決められない空気になる。あるいは、社長がいないから決められない。こうなると、何度集まっても前に進みません。

そこで、1枚の「決めること」の横に、問いごとに決める人を1人書いておきます。

意見は全員から、決めるのは1人

決める人を1人にするといっても、ほかの人の意見を聞かないという意味ではありません。意見は全員から出してもらいます。そのうえで、最後に決めるのは1人。この順番を最初に共有しておくと、話し合いが落ち着きます。

決める人は、いつも社長である必要はありません。チラシの言葉なら販売の担当、作業の手順なら現場の責任者。問いの中身にいちばんくわしく、結果に責任を持つ人が決めるのが自然です。

決めた理由も、一言残す

決まったことの横に、なぜそう決めたかを一言書いておきます。あとから「なんでこうなったんだっけ」となったとき、理由が残っていれば、同じ話し合いをくり返さずに済みます。

会議の進め方を改善する：1枚は前の日に配る

会議の進め方を改善するとき、最初に試してほしいのがこの準備です。1枚を作ったら、会議の当日ではなく、前の日までに出る人へ配っておきます。当日その場で配ると、みんなが読み終わるまで話が始まりません。読みながら考えるので、意見もまとまりにくくなります。

前の日に配っておけば、出る人は「この問いについて、自分はどう思うか」を少し考えてから集まれます。会議の時間は、考える時間ではなく、決める時間になります。

1枚を書くのは、会議を開く人

1枚を書くのは、会議を開こうと言い出した人です。いちばん決めたいことがある人が書くと、目的がぶれにくくなります。慣れないうちは、書くのに時間がかかるかもしれません。でも、1枚が書けないときは、まだ会議を開く準備ができていない、ということでもあります。その場合は、決める人と2人で15分話すほうが早いこともあります。

時間割は、問いごとに区切る

決めることの横に、おおよその時間を書いておきます。「1つめの問いに20分、2つめに15分」のように。時間が来ても決まらなければ、その問いはいったん横に置き、次の問いに進みます。全部の時間を1つめの問いに使ってしまい、大事な2つめが話せなかった、ということを防げます。

ここで大切なのは、終わり方の時間を先に取っておくことです。話が盛り上がると、最後の数分は消えがちです。でも、その数分がないと、会議で決めたことが次の行動につながりません。

会議の終わり方で、次の1週間が変わる

会議の終わり方は、始め方と同じくらい大切です。終わりの時間が来たから解散、では、決まったことも決まらなかったことも、ぼんやりしたまま残ります。

それナル？では、会議の最後の数分を「終わり方」に使うことをすすめています。

決まらなかったことも、はっきりさせる

すべての問いが決まるとは限りません。それは悪いことではありません。大事なのは、決まらなかったことを「決まらなかった」とはっきりさせることです。そのうえで、次はいつ、誰が決めるのかを書いておきます。そうすれば、次の会議が自然に決まります。

1枚は、その日のうちに配る

埋まった1枚は、その日のうちに出た人全員に配ります。紙でも、写真でも、チャットでも構いません。会議に出られなかった人にも同じものを渡します。全員が同じ1枚を見ている状態を作るのが目的です。

決めたはずのことが翌週に消えてしまうのは、多くの場合、記録が残っていないか、人によって覚えていることが違うからです。1枚が残っていれば、次の会議はその1枚を見るところから始められます。

滋賀の小さな会社でよくある会議と、1枚の使い方

滋賀の会社の相談を受けていると、草津や守山の会社でも、彦根や長浜の会社でも、小さな会社の会議の悩みは似ていると感じます。よくある場面ごとに、1枚の使い方をまとめておきます。

人に見せる資料は、別に作る

会議の1枚は、社内で決めるための紙です。お客さんや取引先、金融機関に見せる資料とは役目が違います。外に出す資料は、読む人が誰かによって、順番も言葉も変わります。社内向けの1枚で決めたことをもとに、見せる資料を作る。この順番にすると、資料づくりで迷いにくくなります。スライドを読みやすくするコツは、パワポの資料を読みやすくするで書いています。

デザインの前に、決めることを決める

チラシやホームページを作るとき、デザインの直しが何度も続くことがあります。その原因をたどると、デザインの良し悪しより先に、「誰に向けたものか」「誰が決めるか」が社内で決まっていないことが多いです。デザインを頼む前に、会議の1枚で決めておくと、直しの回数も減りやすくなります。この考え方は体験設計とは？でもくわしく書いています。

滋賀で会議の進め方を頼むなら：それナル？（木下スタジオ）の進め方

それナル？は、木下スタジオ（滋賀・木下貴博）の小さい入口です。チラシやホームページだけでなく、作るものが決まる前の、会議の進め方から相談を受けています。いつもの会議を見せていただき、目的を言葉にし、1枚にまとめ、当日の進行までします。慣れたら社内だけで回せるように、1枚の雛形もお渡しします。

窓口は1人で、聞き取りから当日の進行まで同じ人が担当します。値段は先に全部出し、上がるときはその理由も先にお伝えします。作った1枚や雛形のデータはお渡しします。打ち合わせは基本オンラインで、必要なときは伺います。くわしくは会議の窓口に、決まったことを資料にするときは社内資料の窓口に、料金の一覧は料金ページにまとめています。