滋賀で見積書・請求書・社内書類の「会社の型」を作る

「見積書は営業の人のExcel、請求書は経理のWord、報告書は人によって形が違う」。滋賀の小さな会社でよく聞く、書類がばらばらになる悩みです。この記事では、見積書・請求書・社内書類に「会社の型」を作る考え方を説明します。ロゴと色をそろえる決まり、Word・Excel・Googleで使い回せる型の作り方、型を頼むときの料金と、1時間5,000円で直せる範囲まで、順番に見ていきます。

滋賀の小さな会社で、見積書・請求書がばらばらになる理由

書類がばらばらになるのは、だれかが怠けているからではありません。多くの場合、会社が育つ順番の中で自然にそうなります。

最初は社長が自分で見積書を作り、次に入った人がそれを真似て、少し変えたものを使う。経理を手伝う人は、別のソフトの見本を使う。数年たつと、同じ会社なのに、ロゴの位置も、色も、字も、項目の並びも違う書類が何種類もできあがります。

見積書や請求書は、取引先が毎月のように受け取る紙です。会社案内より、ホームページより、相手の手元に残る回数が多いこともあります。そこがばらばらだと、小さな違和感が積み重なります。逆に、きちんとそろっていると、それだけで「仕事が整っている会社」に見えます。

「会社の型」とは：ロゴ・色・字・置き場所の決まり

ここで言う「会社の型」は、書類を作るたびに迷わないための決まりごとです。ひな形（テンプレート）のファイルと、その使い方をまとめたものを指します。決めるのは、大きく4つです。

4つのうち、効き目がいちばん大きいのは項目の並びです。宛名はいつも左上、合計はいつも右下、振込先はいつも一番下。受け取る側は、2回目からは探さずに目が行くようになります。経理の方にとっては、これがいちばんありがたい変化です。

色は、使う場所を絞るほどきれいにそろいます。会社の色をまだ決めていない場合は、会社の色を決める記事を先に読んでみてください。ロゴのデータがない、古いロゴの画像しかない、という場合は、ロゴを作り直すときの記事が参考になります。

Word・Excel・Googleで使い回せる型にする

型は、きれいに作るだけでは使われません。いま会社で使っているソフトで、だれでも開けることが大事です。デザイン用のソフトでしか直せない型は、書類を作るたびに外に頼むことになり、結局使われなくなります。

どのパソコンでも同じに見えるように

型を作るときに気をつけたいのが書体です。きれいな書体を使っても、ほかの人のパソコンに入っていなければ、開いたときに別の字に置き換わってしまいます。型では、WindowsでもMacでもGoogleでも同じに見える書体を選びます。字の形よりも、崩れないことを先に考えます。

直す場所を1か所にまとめる

社名・住所・電話番号・振込先などは、引っ越しや口座の変更で変わることがあります。そのたびに全部の書類を直すのは大変です。Excelなら、こうした情報を1つのシートにまとめておき、各書類はそこを読みに行く形にできます。1か所を直せば、全部の書類がそろいます。

入力するところと、触らないところを分ける

型を使う人が迷わないように、入力する欄と、触らない欄を見て分かるようにします。たとえば入力する欄だけ薄い色を敷く、計算の入った欄には触れないようにしておく、などです。新しく入った人に説明しなくても使える形が、長く続く型です。

アートディレクターの目線：受け取る人の机の上から考える

木下貴博は、アートディレクションからグラフィック、文字の制作まで一人で手がけ、本業ではUX/UIの設計（体験設計：使う人がどう動くかから組み立てること）に携わっています。だから小さな仕事でも、「誰が・どこで・どう受け取るか」から決めます。請求書なら、受け取るのは取引先の経理の方です。机の上で、ほかの会社の請求書と一緒に、金額と振込先を探します。見積書なら、相手の担当の方が上司に回す前に、合計と期限を確かめます。そう考えると、型でいちばん大事なのは飾りではなく、探すものがいつも同じ場所にあることだと分かります。見た目は、その並びを助けるためにあります。

型にする書類の選び方：まずは外に出る3枚から

社内の書類を全部いっぺんに型にしようとすると、時間も費用もかかります。おすすめは、外に出る書類から始めることです。

見積書・請求書・送付状の3枚は、項目の並びが似ているので、1つの決まりからまとめて作れます。ここがそろうと、取引先から見た会社の印象が変わります。提案書や説明資料は、そのあとで同じ色と字の決まりを使って足していけます。

納品書・領収書も同じ並びにする

見積書・請求書の型ができたら、納品書や領収書も同じ並びで作れます。宛名・日付・番号・品目・金額の位置が同じなので、書類の名前と一部の欄を変えるだけで済みます。取引先から見ると、見積りから請求まで、同じ形の書類が順番に届くことになります。どの書類が何の段階のものか、題名を見なくても分かるようになります。

名刺やホームページともそろえる

型で決めたロゴの置き方と色は、書類の中だけで終わらせる必要はありません。名刺、封筒、ホームページ、会社案内にも同じ決まりを使えば、相手が会社と出会うどの場面でも同じ顔に見えます。滋賀の小さな会社では、こうした紙や画面を別々の人や時期に作ってきたことが多いので、書類の型づくりをきっかけに、全体を見直す会社もあります。それナル？では紙からWeb、社内資料までを同じ窓口で頼めるので、言い方と色がそろいます。

提案書や会議の資料を読みやすくする考え方は、資料を読みやすくする記事や、会議を1枚にまとめる記事にも書いています。

型（テンプレート）29,800円〜と、1時間5,000円で直す範囲

それナル？の社内資料の料金は、先に全部出しています（税抜）。型を新しく作るか、いまある書類を時間で直すかで、2つの頼み方があります。

1時間5,000円で直せる範囲の目安

時間で直す場合は、はじめに「この1時間で何をするか」を決めてから手を入れます。たとえば「いま使っている見積書1枚の、ロゴの位置と項目の並びだけを整える」のように、範囲を1つに絞って頼むと、時間の中で終わらせやすくなります。書類が多いときや、計算のしくみから作り直すときは、型として頼むほうが結果的に早いことが多いです。どちらが合うかは、見積りでお伝えします。見積りは無料です。

含まれないもの・上がるとき

文章をゼロから書くところまで頼む場合は、1ページ10,000円〜の別料金です。いまある書類の文言を使って整えるところまでは、型や時間の中で進めます。料金が上がるのは、直しが決めた回数を超えたとき（1回5,000円〜）、書類の数が増えたとき、急ぎのときの3つだけです。

型を作ったあとに崩さないために

型は、作ったあとに少しずつ崩れていきます。だれかが色を変えたり、古いファイルをコピーして使ったりするからです。崩さないために、作ったときに3つだけ決めておきます。

• 置き場所は1つ：共有のフォルダに型を置き、使うときは毎回そこからコピーする
• 直す人を決める：社名や振込先が変わったときに直す人を1人決める
• 使い方は1枚に：ロゴ・色・字・並びの決まりを、1枚の紙にまとめて型と一緒に置く

それナル？では、作ったデータはお渡しするので、あとから会社の中で直していけます。困ったときだけ、1時間単位で頼んでいただく形で十分です。

滋賀で社内書類の型を頼むなら：それナル？（木下スタジオ）の進め方

それナル？は、木下スタジオ（滋賀・木下貴博）が運営する、小さく早く頼める入口です。見積書・請求書・社内書類の型は、次のように進めます。

• 窓口は1人：いまの書類の聞き取りから型の納品まで、同じ人が担当します
• 値段を先に出す：型で作るか、時間で直すかも含めて、見積りの段階でお伝えします
• 作ったデータはお渡しする：Word・Excel・Googleのファイルのまま、会社の中で使い続けられます

打ち合わせは基本オンラインです。大津・草津・守山・栗東など滋賀県内と、京都・大阪・名古屋に対応しています。返事は24時間以内（土日祝は翌営業日）、受付は毎月3社までです。社内資料の窓口は社内資料のページ、ロゴや名刺と一緒にそろえたいときはロゴ・名刺のページ、全体の料金は料金のページにあります。