社内チャットのルールを決める：滋賀の会社の連絡の整え方

「大事な連絡を流したはずなのに、見ていない人がいる」。滋賀の会社で社内チャットを使いはじめると、まずこの悩みにぶつかります。チャットのツールそのものが悪いのではなく、使い方の決まりがないまま、全員がそれぞれのやり方で書いていることが原因のことが多いです。この記事では、社内チャットのルールを1枚にまとめる考え方をお話しします。部屋の分け方、1通の書き方、返事の目安、急ぎのときの伝え方。決めることは多くありません。

社内チャットの連絡が流れてしまう理由

社内チャットは、電話やメールより気軽に連絡できる道具です。思いついたときにすぐ書けて、相手もすぐ読める。だからこそ、使いはじめると連絡の量が一気に増えます。

連絡が増えると、大事な連絡とそうでない連絡が同じ場所に並びます。「明日の会議は10時からです」と「お疲れさまです」が同じ流れの中にある。ちょっと目を離すと、大事な1通は上に流れて見えなくなります。見ていなかった人が悪いわけでも、書いた人が悪いわけでもありません。決まりがないことが原因です。

もう1つよくあるのが、人によって書き方が違うことです。長い文章を1通で送る人、短い文を何通にも分けて送る人、用件を最後に書く人。読む側は、そのたびに読み方を変えなければなりません。これが積み重なると、チャットを開くこと自体が負担になります。

社内チャットのルールは、まず5つだけ決める

ルールというと、細かい決まりをたくさん作りたくなります。でも、決まりが多いと覚えられず、結局守られません。はじめは、次の5つだけを決めれば十分です。

図2　社内チャットのルールで最初に決めること（5つめの「使う時間」は後で）

この5つは、どれも難しい話ではありません。でも、決めておかないと、人によってばらばらになります。順番に見ていきます。

部屋の分け方：目的ごとに、数は少なく

チャットの部屋（グループやチャンネル）は、目的ごとに分けます。全社への連絡、部署ごとの連絡、案件ごとの相談、雑談。何の話をどこでするかが決まっていれば、読む人は「この部屋は必ず見る」「この部屋はあとで見る」と分けて読めます。

ただし、部屋を増やしすぎると、今度はどこに書けばいいか迷います。部屋をつくるときは、「この部屋は何のためか」を1行で言えるかを確かめます。言えない部屋は、ほかの部屋とまとめます。

全社への連絡の部屋は、書く人を絞る

全社への連絡の部屋は、いちばん大事な部屋です。ここに雑談やちょっとした質問が混ざると、大事な連絡が流れてしまいます。全社への連絡の部屋に書くのは、総務の担当や部署の責任者など、決まった人だけにするのがおすすめです。ほかの人は読むだけにして、質問は別の部屋で受けます。

社内のお知らせそのものの書き方は、社内のお知らせの記事でもまとめています。チャットに流す連絡も、紙で貼るお知らせも、伝わる形は同じです。

1通の書き方：1行目に用件と、してほしいこと

チャットの1通で、いちばん大事なのは1行目です。読む人は、通知や一覧で1行目だけを見て、開くかどうかを決めます。だから、1行目に「何の話か」と「相手に何をしてほしいか」を書きます。

たとえば「【確認のお願い】来週の出荷予定表を見て、金曜までに間違いがないか返事をください」。この1行だけで、読む人は何をすればいいか分かります。あいさつや経緯は、その下に短く書けば十分です。

1つの用件は1通にまとめる

短い文を何通にも分けて送ると、相手には通知が何度も届きます。そして、途中で別の人の連絡が挟まると、話がつながらなくなります。1つの用件は、書き終えてから1通で送ります。反対に、1通に用件を3つも4つも入れると、返事がどの用件へのものか分からなくなります。用件が違うなら、通を分けます。

長い説明が必要なときは、チャットに全部を書かず、資料を添えて「くわしくは添付の1枚を見てください」とします。チャットは、話を進めるための入口として使います。

返事の目安と、急ぎのときの伝え方

チャットで困るのが、「読んだのか、読んでいないのか分からない」ことです。返事がないと、書いた人は不安になり、電話で確かめたり、同じ連絡をもう一度送ったりします。これを防ぐために、返事の目安を決めておきます。

返事の目安を決める

たとえば「【確認のお願い】と【決めてください】には、その日のうちに返す」「すぐに答えられないときは、『見ました。○日までに返します』とだけ返す」。こうした目安があると、書いた人は待つ時間の見当がつきます。読んだことを伝えるだけなら、スタンプやリアクション（絵の印）を使ってもよい、と決めておくと、返す側の負担も減ります。

本当に急ぐときは、チャットだけにしない

チャットは便利ですが、相手がいつ見るかは分かりません。工場の現場にいる人、外回りの人、運転中の人は、すぐには見られません。本当に急ぐときは、チャットに書いたうえで電話もする、と決めておきます。【急ぎ】の印も、使いすぎると効かなくなります。今日中に動いてほしいときだけに使います。

滋賀の会社でよくある連絡の困りごと：現場と事務所

滋賀には、工場や倉庫、建設の現場など、事務所の外で働く人が多い会社がたくさんあります。こうした会社では、事務所の人はパソコンの前でチャットを見られますが、現場の人は作業の合間にスマホで見るだけ、ということがよくあります。同じチャットを使っていても、見られる時間と見られる画面の大きさがまったく違うのです。

この違いを考えずにルールを作ると、事務所の人にとっては便利でも、現場の人にとっては読みにくい連絡が増えます。長い文章、細かい表の画像、何通にも分かれた連絡。スマホの小さな画面で、手袋を外して読むのは大変です。

スマホで読む人に合わせて書く

現場の人がいる会社では、スマホで読む人に合わせてルールを決めます。1行目に用件、本文は3行から5行まで、表や細かい資料は画像で貼らずに「事務所の掲示板に貼りました」と場所を伝える。こうしておけば、スマホの画面でも用件が分かります。

シフトで働く人がいる会社では、全員が同じ時間に連絡を読めるとは限りません。夜勤の人が朝の連絡を読むのは夕方かもしれません。全員に関係する連絡は、チャットに流すだけでなく、朝礼で口でも伝える、休憩室にも貼る、と決めておくと見落としが減ります。草津や栗東のように工場や物流の拠点が多い地域では、こうした「チャット＋口頭＋掲示」の組み合わせが、いちばん確かな伝え方になることが多いです。

ルールを1枚にまとめて、みんなが見られる場所に

決めたルールは、1枚にまとめます。文章で長く書くと読まれないので、5つの決まりを見出しと短い例で並べます。部屋の一覧、1行目の印の表、返事の目安、急ぎの伝え方、使う時間。A4の1枚、またはスライドの1枚に収まる量が目安です。見出しは結論の形で書き、文字の大きさは3段までに絞ると読みやすくなります。くわしくは社内資料・パワポを見やすくする記事に書いています。

まとめた1枚は、チャットのいちばん上に固定したり、全社の部屋の説明欄に貼ったりして、いつでも見られるようにします。新しく入った人には、最初の日にこの1枚を渡します。新しい人に渡す資料については新しく入った人への案内の記事でもまとめています。

決める前に、困っていることを集める

ルールを決める前に、今困っていることを社員から集めます。「大事な連絡を見落とした」「どこに書けばいいか分からない」「夜に連絡が来て気になる」。困りごとから決まりを作ると、社員にとって守る理由がはっきりします。上から決まりを配るより、ずっと根づきやすくなります。

1か月ほど使ってみて、守られていない決まりがあれば、その決まりが合っていないのかもしれません。減らしたり、言い方を変えたりして、使いやすい形に直していきます。大津の事務所と彦根の工場のように拠点が分かれている会社ほど、チャットが連絡の中心になるので、この見直しが効いてきます。

滋賀で社内の連絡の整え方を頼むなら：それナル？（木下スタジオ）の進め方

ルールを決めたいけれど、社内で話し合うと意見がまとまらない。あるいは、決めたルールを見やすい1枚にしてほしい。そういうときは、それナル？に頼んでいただけます。それナル？は、木下スタジオ（滋賀・木下貴博）の小さい入口です。

決めるところから一緒に進める場合は、会議の設計と進行で受けます。社員の方に集まっていただき、困りごとを出して、5つの決まりを決めるところまでを1回の会議で進めます。決まったルールを1枚にまとめるのは、社内資料として1時間単位で受けます。

特定のチャットのツールをすすめることはしません。今お使いのツールのまま、使い方の決まりを整えます。

• 窓口は1人：聞き取りから納品まで同じ人が担当し、お渡しするものは必ず目を通します。
• 値段を先に出す：時間の目安と、上がる条件を、はじめに伝えます。
• 作ったデータは渡す：ルールの1枚は、社内で書き換えて使い続けられます。

打ち合わせは基本オンラインで、必要なときだけ伺います。会議の進め方は会議のページに、1枚の資料は社内資料のページに、料金の一覧は料金ページにまとめています。会議そのものを短くしたいときは会議を1枚で進める記事もどうぞ。