社内のお知らせが読まれない理由と直し方（滋賀）

滋賀の会社で、「書類の提出をお知らせしたのに、締切を過ぎても半分も集まらない」「休憩室に貼った掲示を、誰も見ていない」と困っていませんか。社内のお知らせが読まれないのは、読む人がだらしないからではなく、多くの場合、読んだ人が何をすればいいかが、最初の1行で分からないからです。この記事では、お知らせが読まれない理由、1行目に書くこと、件名と本文の形、掲示のデザイン、チャット・メール・掲示の使い分けまで順にお話しします。最後に、それナル？でお知らせの型を作るときの進め方もまとめています。

社内のお知らせが読まれないのは、「すること」が見えないから

社内のお知らせは、たいてい「お疲れさまです。さて、〇〇の件について、下記のとおりご案内いたします」から始まります。ていねいな書き出しです。でも、読む人がいちばん知りたいのは、自分は何をすればいいのか、それはいつまでかです。それが文章の後ろのほうに埋もれていると、忙しい人は最後まで読みません。

もう1つの理由は、お知らせの数です。毎日いくつもの連絡が届くと、どれが自分に関係あるのか、どれが急ぎなのかを見分けるのが大変になります。全部が同じ見た目で届くと、大事なものも埋もれてしまいます。

お知らせには2種類ある

社内のお知らせは、大きく2つに分けられます。1つは、読んだ人に何かをしてもらうお知らせ。書類の提出、予定の返事、健康診断の申し込みなどです。もう1つは、知っておいてもらうだけのお知らせ。休みの予定、新しく入った人の紹介、決まったことの報告などです。

この2つが同じ見た目で届くと、読む人は区別がつきません。「すること」があるお知らせには、件名の頭に【お願い】、知るだけのものには【お知らせ】と付けるだけでも、読む人は優先する順番をつけやすくなります。

お知らせの1行目は「誰が・何を・いつまでに」

読まれるお知らせにするいちばんの近道は、1行目を変えることです。あいさつや経緯は後ろに回し、1行目に「誰が・何を・いつまでに」を書きます。

たとえば、「お疲れさまです。年末調整の書類について、下記のとおりご案内いたします。…」ではなく、「全員の方へ：年末調整の書類を、〇月〇日（金）までに総務へ提出してください」と書きます。1行目だけ読んで閉じた人にも、することは伝わります。くわしい説明や、なぜ必要かは、その下に書けば十分です。

「何を」は1つのお知らせに1つ

1つのお知らせに、してほしいことを3つも4つも入れると、どれかが抜けます。書類の提出と、予定の返事と、名簿の確認を同時に頼みたいなら、お知らせを分けるか、1行目に「3つあります」と書いて番号を振ります。番号は1. 2. 3. のように書くと、返事をするときも「2は済みました」と言いやすくなります。

社内だけの言葉や略し方を避ける

お知らせを書く人にとっては当たり前の言葉でも、読む人には分からないことがあります。部署の略し方、書類の呼び名、昔からの言い回し。入ったばかりの人や、パートの方、日本語を学びながら働いている方にとっては、それだけで読むのをあきらめる理由になります。お知らせは、いちばん新しく入った人が読んでも分かる言葉で書く、と決めておくと安心です。書類の名前を出すときは、「源泉徴収票（毎年1月に配る、1年の給料が書いてある紙）」のように、ひと言添えるだけで伝わり方が変わります。

文の長さも大切です。1つの文に、お願いと理由と注意をまとめて入れると、読み終わるまでに何の話だったか分からなくなります。1つの文には1つのことだけ。短い文を重ねるほうが、急いで読む人にも伝わります。

図3　お知らせを出す前のチェックリスト

読まれるお知らせの形：件名・本文・締切

1行目が決まったら、全体の形を整えます。毎回ゼロから書くのではなく、決まった形を作っておくと、書く人も読む人も楽になります。

件名に締切を入れる

メールやチャットでは、件名や通知の1行だけが目に入ることがよくあります。件名の最後に締切の日付を入れておくと、開かなくても締切が分かります。締切の近いお知らせを探すときにも便利です。

「なぜ」を一言入れる

締切を守ってもらうには、なぜその日までなのかを一言入れるのが効きます。「この日までに集まらないと、手続きが翌月になってしまうため」のように。理由が分かると、人は優先してくれるものです。ただし、長くは書きません。1行で十分です。

掲示のお知らせのデザイン：工場や店舗の休憩室で

滋賀には、工場や倉庫、店舗など、パソコンの前にいない人が多い職場がたくさんあります。そうした職場では、休憩室や通路の掲示がお知らせの中心になります。掲示のお知らせには、画面のお知らせとは違うコツがあります。

少し離れたところから読める大きさで

掲示は、立ち止まってじっくり読まれるとは限りません。通りすがりに目に入ったとき、何のお知らせかが分かることが大切です。いちばん伝えたい1行を、紙のいちばん上に、少し離れても読める大きさで置きます。くわしい説明は下に小さく。ポスターの文字の大きさの考え方は、ポスターのサイズと文字の大きさにまとめています。

締切は決まった場所・決まった色で

掲示のお知らせを出すたびに形が変わると、読む人はどこを見ればいいか迷います。締切はいつも右上、色はいつも同じ1色、と決めておくと、読む人の目が慣れてきます。お知らせの型を1つ作っておけば、書く人が替わっても同じ見た目になります。

古い掲示は外す

掲示板に古いお知らせが貼りっぱなしになっていると、新しいお知らせも埋もれます。お知らせの隅に「〇月〇日まで掲示」と書いておき、その日が来たら外す、と決めておきます。掲示板に貼られているものが少ないほど、1枚1枚が読まれます。

チャット・メール・掲示の使い分け

同じお知らせでも、届け方によって読まれ方が変わります。会社の働き方に合わせて、届け方を選びます。

大事なお知らせは2つの道で

締切のあるお知らせや、全員に必ず届けたいお知らせは、1つの道だけに頼らないのがコツです。チャットで出して、休憩室にも貼る。朝礼で一言伝えて、詳しくはチャットで。2つの道で届けると、どちらかで見落とした人にも届きます。

チャットのお知らせは「流れる」前提で

社内チャットは便利ですが、ほかの会話に押し流されやすいのが弱点です。大事なお知らせは、ピン留めのような機能で上に残すか、お知らせ専用の場所を作っておきます。会話の場所とお知らせの場所を分けるだけで、見落としはかなり減ります。お店や会社のLINEの使い方は、LINE公式アカウントを窓口にするでも書いています。

読まれたかを確かめ、同じお知らせをくり返さない

お知らせは、出したら終わりではありません。締切のあるものは、届いたか、動いてもらえたかを確かめるところまでが仕事です。

締切の前に、まだの人にだけ一言

締切の数日前に、まだ動いていない人にだけ一言届けます。全員にもう一度同じお知らせを流すと、済んだ人には余計な連絡になり、次から読まれにくくなります。まだの人にだけ、短く。「〇〇の提出、〇日（金）までです。分からないことがあれば聞いてください」で十分です。

何度も出すお知らせは、型にする

毎年の健康診断、毎月の書類の提出、季節の休みの予定。くり返し出すお知らせは、毎回書き直すのではなく、型にしておきます。日付を変えるだけで出せるようにしておくと、書く人の手間が減り、読む人も「いつものあれだ」とすぐ分かります。社内の書類の型については、社内の書類の型を作るでも書いています。会議で決まったことを知らせるときは、議事録は“決まったこと”だけ書くの3つの欄がそのまま使えます。

滋賀でお知らせの型を頼むなら：それナル？（木下スタジオ）の進め方

それナル？は、木下スタジオ（滋賀・木下貴博）の小さい入口です。チラシやホームページだけでなく、社内のお知らせや掲示物の型のような、社内の資料も相談を受けています。いま出しているお知らせを見せていただき、【お願い】と【お知らせ】の形、掲示の型を、社内のソフトで使える形にしてお渡しします。

お知らせの出し方を社内で決める話し合いから手伝ってほしいときは、会議の窓口でも受けています。窓口は1人で、聞き取りから納品まで同じ人が担当します。値段は先に全部出し、上がるときはその理由も先にお伝えします。作った型のデータはお渡しします。打ち合わせは基本オンラインで、必要なときは伺います。くわしくは社内資料の窓口に、料金の一覧は料金ページにまとめています。社内報のように「知ってもらう」ための紙は、滋賀の会社の社内報の作り方で書いています。