議事録は“決まったこと”だけ書く：滋賀の会社の会議

滋賀の小さな会社で会議の議事録を任されて、「話したことを全部書こうとして、まとめるのに会議より長くかかる」「書いたのに、誰も読んでいない」と感じていませんか。議事録の書き方でいちばん大切なのは、会話を残すことではなく、決まったことだけを、その場で書いて、その場で確かめることです。この記事では、議事録が読まれない理由、3つの欄だけで書く型、会議中の書き方、配り方まで順にお話しします。最後に、それナル？で会議の進め方を手伝うときの料金もまとめています。

議事録が読まれないのは、会話を全部書いているから

議事録というと、「誰が何を言ったか」を順番に書き残すもの、と思っている方が多いかもしれません。国や大きな組織の会議では、そうした記録が必要な場面もあります。でも、小さな会社の毎週の会議で、会話を全部書き残す必要はほとんどありません。

会話を全部書いた議事録は、長くなります。長いと、出ていた人は読み返しません。出ていなかった人も、どこに大事なことが書いてあるのか分からず、結局「で、何が決まったの？」と口で聞くことになります。書いた人の手間に対して、役に立つ場面が少ないのです。

議事録の役目は「次の行動」をそろえること

小さな会社の議事録の役目は、ひとことで言うと、会議のあとに全員が同じ行動をとれるようにすることです。誰が何を言ったかより、何が決まって、誰が次に何をするのか。それが全員に同じように伝わっていれば、議事録は役目を果たしています。

「言った・言わない」で揉めないための記録も大切ですが、それも「何が決まったか」がはっきり書いてあれば、ほとんどの場合は足ります。

議事録は3つだけ：決まったこと・決まらなかったこと・次にやること

それナル？では、議事録を3つの欄だけで書くことをすすめています。

決まったことには、理由を一言

決まったことは、「チラシは店頭に置く」のように1行で書きます。そして横に、なぜそう決めたかを一言添えます。「ポスティングより、来てくださるお客さんに渡すほうが今回の目的に合うため」のように。理由があると、あとから読んだ人が納得しやすく、状況が変わったときに見直すきっかけにもなります。

決まらなかったことを、はっきり書く

決まらなかったことを書くのは、少し気が引けるかもしれません。でも、ここを書かないと、決まっていないことが「なんとなく決まった」ように扱われたり、そのまま忘れられたりします。決まらなかった理由（材料が足りない、決める人がいなかった）と、次はいつ・誰が決めるかを書いておけば、次の会議が自然に決まります。

次にやることは、人と期限まで

「見積りを取る」だけでは、誰がいつまでにやるのか分かりません。「〇〇さんが、来週の金曜までに、2社から見積りを取る」のように、人と期限まで書きます。人の名前が書いてあると、自分の仕事だと分かります。

図3　議事録の1枚のチェックリスト

会議の議事録の書き方：その場で書いて、その場で確かめる

議事録を書くのに時間がかかる、いちばんの理由は、会議が終わってから思い出しながら書いていることです。メモを読み返し、誰が何を言ったかを整理し、きれいな文章に直す。これでは時間がかかって当然です。しかも、書いた人の受け取り方で内容が少しずつ変わってしまいます。

会議の画面に、議事録を映しておく

おすすめは、議事録の1枚を会議の画面に映しておき、決まったことをその場で書き込む方法です。オンラインの会議なら画面を共有し、集まる会議ならテレビやプロジェクターに映します。全員が同じ画面を見ているので、「いまの、そういう意味じゃない」とその場で直せます。

最後の数分で、読み上げる

会議の最後に、書いた3つの欄を読み上げます。決まったこと、決まらなかったこと、次にやること。全員がうなずいたら、その議事録はもう完成です。会議のあとに清書する必要はありません。

書く人と、進める人を分ける

小さな会社では、会議を進める人が議事録も書く、ということがよくあります。でも、進めながら書くのは大変です。できれば、書く人と進める人を分けます。書く人は、話の中身に入りすぎず、「いま決まりましたか？」と確かめる役目も持てます。

議事録の型：1枚の紙を会議の前に作っておく

議事録をその場で書くためには、会議の前に型ができていることが大切です。会議の名前、目的、決めること（問いの形）を先に書いておき、その下に3つの欄を空欄で用意しておきます。

これは、会議の前に配る「会議の1枚」と同じものです。会議の前は予定表として使い、会議の中で欄を埋めると、そのまま議事録になります。会議の1枚の作り方は、滋賀の小さな会社の会議の進め方でくわしく書いています。

型は社内のソフトで

型は、Word、Googleドキュメント、パワーポイントなど、社内でふだん使っているソフトで作ります。会議ごとにその型を複製して使えば、毎回同じ形の議事録が残ります。同じ形がそろうと、あとから探すときも、何がどこに書いてあるかがすぐ分かります。社内で使い回す書類の型については、社内の書類の型を作るでも書いています。

議事録の配り方と置き場所

議事録は、その日のうちに配ります。日が空くほど、出た人の記憶とのずれが大きくなり、次にやることの期限も近づいてしまいます。会議の最後に読み上げて確かめていれば、配るのは数分で済みます。

出ていない人にも同じものを

会議に出られなかった人にも、同じ議事録を渡します。とくに「次にやること」に名前が入っている人には、必ず届くようにします。社内チャットで配るなら、議事録のファイルと一緒に「〇〇さん、次にやることに名前が入っています」と一言添えると、見落としが減ります。

置き場所は1つに決める

議事録は、共有フォルダの決まった場所に、日付の順に置きます。ファイルの名前は「日付＿会議の名前」のように決めておくと、並べたときに探しやすくなります。メールやチャットにだけ残っていると、あとから探すのが大変です。

次の会議は、前回の議事録から始める

議事録がいちばん生きるのは、次の会議の最初の数分です。前回の「次にやること」を読み上げ、終わったもの、まだのもの、止まっているものを確かめます。まだのものは、何が引っかかっているのかを短く聞きます。これを毎回くり返すと、「次にやること」に名前を書かれた人は、次の会議までに動いておこう、と自然に思うようになります。

前回の「決まらなかったこと」も、ここで拾います。次はいつ・誰が決めるかを書いておいたので、今回の会議で決めるのか、まだ材料が足りないのかを確かめられます。議事録が会議と会議をつなぐ糸になると、同じ話を何度もくり返すことが減っていきます。

滋賀の小さな会社の会議でよくある議事録の悩み

滋賀の会社の相談を受けていると、大津や草津の会社でも、守山や栗東の会社でも、議事録の悩みは似ていると感じます。よくある悩みと、直し方をまとめておきます。

議事録の形が整うと、会議そのものも変わります。「いま決まりましたか？」と確かめる人がいる会議は、話が広がりすぎにくくなります。議事録は、会議の後片付けではなく、会議を前に進めるための道具なのです。決まったことを社内に知らせるときの書き方は、社内のお知らせが読まれない理由と直し方にまとめています。

滋賀で会議の進め方を頼むなら：それナル？（木下スタジオ）の進め方

それナル？は、木下スタジオ（滋賀・木下貴博）の小さい入口です。チラシやホームページだけでなく、作るものが決まる前の、会議の進め方から相談を受けています。いつもの会議を見せていただき、会議の1枚と議事録の型を作り、当日の進行と議事録の書き方まで一緒にします。慣れたら社内だけで回せるように、型のデータもお渡しします。

窓口は1人で、聞き取りから当日の進行まで同じ人が担当します。値段は先に全部出し、上がるときはその理由も先にお伝えします。作った型のデータはお渡しします。打ち合わせは基本オンラインで、必要なときは伺います。くわしくは会議の窓口に、型を作るときは社内資料の窓口に、料金の一覧は料金ページにまとめています。