滋賀の会社の社内報の作り方｜読まれる1枚にする

滋賀の中小企業で社内報を出し始めたものの、「作るのに手間がかかるわりに、誰も読んでいない気がする」と感じている方は多いと思います。社内報の作り方でいちばん大切なのは、ページを増やすことではなく、誰に向けた1枚なのかを先に決めることです。この記事では、社内報が読まれない理由、1枚に載せる話の選び方、見出しや写真のデザイン、続けるための段取りと配り方まで、順にお話しします。最後に、それナル？で社内報の型を作るときの進め方もまとめています。

社内報が読まれないのは、誰に向けたかが決まっていないから

社内報が読まれないと、「内容がつまらないのかな」「もっと写真を入れたほうがいいのかな」と、中身や見た目を直したくなります。でも、話を聞いてみると、原因はもっと手前にあることが多いです。

よくあるのは、社長の言葉、行事の報告、新しく入った人の紹介、売上の話、健康の豆知識が、同じ重さで並んでいる社内報です。どれも大事な話です。ただ、全部が同じ大きさで並んでいると、読む人はどこから読めばいいか分かりません。結果として、表紙だけ見て閉じる、ということが起きます。

これは、書いた人の努力が足りないのではありません。誰に、何を受け取ってほしい1枚なのかが決まっていないまま作り始めると、話を選ぶ基準がなくなり、全部載せるしかなくなるのです。

社内報は「会社の中の会話」をつなぐもの

社内報は、お知らせの紙とは役目が違います。お知らせは「〇日までに提出」のように、読んだ人に何かをしてもらうためのものです。一方で社内報は、ふだん顔を合わせない人どうしが、お互いの仕事を少し知るためのものです。

たとえば、工場と事務所が分かれている会社や、大津と彦根のように拠点が離れている会社では、隣の部署が何をしているかを知る機会は意外と少ないものです。社内報は、その間をつなぐ役目を持てます。ここが決まると、載せる話も自然に絞れてきます。

滋賀の中小企業の社内報は「1枚」から始める

社内報というと、何ページもある冊子を思い浮かべる方が多いかもしれません。でも、滋賀の中小企業では、社内報の担当を専任で置けず、ほかの仕事と掛け持ちすることが多いと思います。でも、人数が少ない会社でいきなり冊子を作ると、毎号の準備が重くなり、数号で止まってしまうことがよくあります。

それナル？では、まずA4かA3の1枚から始めることをおすすめしています。1枚なら、載せられる話は限られます。限られるからこそ、「今回いちばん伝えたいのはどれか」を毎号決めることになります。その決める作業こそが、読まれる社内報の芯になります。

毎号同じ欄が、読む習慣をつくる

3つめの「毎号同じ欄」は、小さな工夫ですが効き目があります。たとえば、右下にいつも「今月の現場から」という小さな写真と一言が載っている。それだけで、読む人は「あの欄を見よう」と社内報を手に取るようになります。新聞や雑誌に決まった連載があるのと同じです。

欄の中身は、続けやすいものを選びます。毎号違う人に一言ずつ書いてもらう、季節の行事を1枚の写真で残す、などです。凝った企画より、続くことのほうが大切です。

読まれる1枚の中身：載せる話の選び方

1枚に載せる話は、どう選べばいいのか。迷ったときは、「読んだ人が、明日だれかに話したくなるか」を基準にしてみてください。

たとえば「新しい機械を入れました」という報告だけでは、読んだ人は「そうなんだ」で終わります。でも「新しい機械で、これまで2人がかりだった作業が1人でできるようになりました。担当の〇〇さんに使い心地を聞きました」となっていると、その人に声をかけるきっかけが生まれます。社内報の役目は、こうした会話のきっかけを作ることです。

図3　載せる話を選ぶチェックリスト

社長の言葉は、短く・具体的に

社内報の多くに、社長のあいさつの欄があります。ここが長い文章になると、読まれにくくなりがちです。おすすめは、今月いちばん伝えたいことを1つだけ、具体的な出来事と一緒に書くことです。「みんなで頑張ろう」より、「先月、〇〇のお客さんからこんな言葉をもらった。だから来月はこうしたい」のほうが、読む人に届きます。

会社として大事にしていることを社員に伝えたい場合は、社内報とは別に、考え方をまとめた資料を1つ作っておくと、毎号の言葉がぶれにくくなります。

載せない話を決めておく

個人の成績や、まだ決まっていない人事の話など、社内報に載せないほうがいい話もあります。また、写真を載せるときは、写っている人にひとこと確かめる習慣をつけておくと安心です。載せない話を先に決めておくと、毎号の判断が楽になります。

社内報のデザイン：見出し・写真・余白

載せる話が決まったら、次はデザインです。社内報のデザインで大切なのは、飾ることより、読む順番が一目で分かることです。

見出しは「何があったか」を一文で

見出しは、「〇〇部だより」「工場レポート」のような欄の名前だけにしないほうが読まれます。欄の名前は小さく、その下に「新しい機械で、作業が1人でできるように」のような、何があったかが分かる一文を大きく置きます。見出しだけ読めば中身がだいたい分かる、という形にしておくと、忙しい人にも届きます。

写真は1枚を大きく

写真をたくさん並べると、どれも小さくなり、何の写真か分からなくなります。大きな話には、いちばん伝わる1枚を大きく使います。人が写っている写真なら、顔と手元が見えるものを選ぶと、その人の仕事が伝わりやすくなります。スマホで撮るときのコツは、スマホで撮った写真をきれいに見せるコツにまとめています。

色と文字の決まりは少なく

色は会社の色を1つと、黒（墨）で十分です。文字は見出し用と本文用の2つに決めておきます。毎号作る人が変わっても同じ見た目になるように、決まりは少ないほうが守りやすいのです。会社の色の決め方は会社やお店の色の決め方でも書いています。

表1　社内報の1枚の決まり（例）

大きさ	A4かA3の1枚。掲示するならA3
色	会社の色を1つ＋黒
文字	見出し用と本文用の2つだけ
写真	大きな話に1枚。小さな話には1枚ずつまで
毎号同じもの	題字・号数・出した日・決まった欄の位置

続けるための段取り：毎号の流れと役割

社内報が止まる理由で多いのは、中身の問題ではなく、毎号の段取りが決まっていないことです。担当の人が忙しい月に止まり、そのまま再開できなくなる。これを防ぐには、毎号の流れを決めて、紙に書いておくことです。

「型」があると、作る人が替わっても続く

3つめの「型に流す」がいちばん大切です。型（テンプレート）とは、題字や欄の位置、文字の大きさ、色が決まった枠のことです。型があれば、毎号デザインを考える必要はありません。文章と写真を決まった場所に入れるだけで、毎号同じ見た目の社内報ができます。

型はパワーポイントやWord、Googleスライドなど、社内でふだん使っているソフトで作るのがおすすめです。特別なソフトでしか開けない型は、作った人がいなくなると使えなくなるからです。社内で使い回す書類の型については、社内の書類の型を作るでもくわしく書いています。

出す日を先に決める

「できたら出す」ではなく、「毎月最初の月曜日に出す」のように、出す日を先に決めます。出す日が決まっていると、逆算して話を集め始める日も決まります。月1回がきつければ、季節ごとでも構いません。間が空いても、決まった日に必ず出ることのほうが、読む人の信頼につながります。

配り方と置き場所：紙か、チャットか

せっかく作った社内報も、届かなければ読まれません。配り方は、会社の働き方に合わせて選びます。

滋賀の会社の相談を受けていると、届け方の悩みは働き方によってはっきり分かれると感じます。工場や店舗のように、パソコンの前にいない人が多い職場なら、休憩室への掲示がいちばん目に入ります。外回りが多い会社や、守山と長浜のように拠点が分かれている会社なら、チャットに画像で投稿するほうが届きやすいでしょう。どちらか1つに決めず、掲示とチャットの両方に出すのも良い方法です。

共有フォルダに置くだけ、というのは、作った側の記録にはなりますが、読む人がわざわざ開きに行くことは少ないものです。置き場所としては残しつつ、届ける手段は別に用意しておきましょう。

スマホで読む人には、縦長の1枚も

チャットで配る場合、A4の紙面をそのまま画像にすると、スマホでは文字が小さくなります。大きな話だけを縦長の画像に組み直して、本文は紙面で読んでもらう、という分け方もできます。全部を2種類作る必要はなく、入口だけスマホ向けにするのがコツです。

滋賀で社内報を頼むなら：それナル？（木下スタジオ）の進め方

それナル？は、木下スタジオ（滋賀・木下貴博）の小さい入口です。チラシやホームページだけでなく、社内報のような社内の資料も相談を受けています。社内報は料金表に決まった値段がないため、内容をうかがってお見積り（無料）します。目安として、社内資料は1時間5,000円（税抜・延長30分2,500円）、毎号使い回す型（テンプレート）を作る場合は29,800円〜（税抜）です。

表2　社内報で近い料金の目安（税抜）

社内資料のデザイン	1時間5,000円・延長30分2,500円
型（テンプレート）を作る	29,800円〜（一度作れば、次からは社内で使い回せます）
社内報そのもの	内容をうかがってお見積り（無料）

進め方は、まず今の社内報（または作りたいもの）を見せていただき、誰に向けた1枚かを一緒に決めます。そのうえで、題字と欄の位置、文字と色の決まりを型にして、社内のソフトで使える形でお渡しします。慣れたら社内だけで毎号作れるようにするのが目的です。

窓口は1人で、聞き取りから納品まで同じ人が担当します。値段は先に全部出し、上がるときはその理由も先にお伝えします。作った型のデータはお渡しします。打ち合わせは基本オンラインで、必要なときは伺います。くわしくは社内資料の窓口に、社内報の中身を決める話し合いから手伝ってほしいときは会議の窓口に、料金の一覧は料金ページにまとめています。社内のお知らせの書き方は社内のお知らせが読まれない理由と直し方も参考にしてください。

社内報は、どのくらいの間隔で出せばいいですか？

続けられる間隔がいちばんです。月1回がきつければ、季節ごとでも構いません。大切なのは、間隔より「決まった日に必ず出る」ことです。出す日を先に決めておくと、話を集め始める日も自然に決まります。

人数が少ない会社でも、社内報は役に立ちますか？

役に立ちます。人数が少なくても、部署や拠点が分かれていると、隣の仕事を知る機会は少ないものです。まずはA4の1枚から始めると、準備も重くなりません。

毎号デザインを頼まないといけませんか？

いいえ。それナル？では、毎号の中身を社内で入れられるように、型（テンプレート・29,800円〜税抜）を作ってお渡しすることをおすすめしています。型があれば、文章と写真を決まった場所に入れるだけで、毎号同じ見た目になります。

紙とチャット、どちらで配るのがいいですか？

働き方で選びます。パソコンの前にいない人が多い職場なら休憩室への掲示、拠点が離れている会社ならチャットへの投稿が届きやすいです。両方に出すのも良い方法です。共有フォルダに置くだけでは、読まれにくいことが多いです。